En FlyClean, S.A. cuidamos los datos personales de nuestros clientes, de quienes nos piden una cotización y de nuestro equipo. Esta política explica qué datos tratamos, para qué, con quién los compartimos y cómo puede ejercer sus derechos, según la Ley 81 de 2019 de Protección de Datos Personales de la República de Panamá y su reglamento, el Decreto Ejecutivo 285 de 2021.
1. Quién es el responsable de sus datos
- FlyClean, S.A., RUC 155767199-2-2025 DV 88.
- Dirección: Calle Primera, El Carmen, Edificio Le Bleu, piso 5, oficina 5, Ciudad de Panamá.
- Teléfono: +507 6696-9357.
- Para cualquier tema de datos personales: operaciones@flycleanpa.com.
2. Qué datos tratamos, para qué y con qué base legal
De clientes y de quienes piden una cotización tratamos:
- Nombre, cargo, teléfono o WhatsApp y correo de la persona de contacto.
- El edificio o la propiedad, su dirección y lo que nos cuente sobre el servicio que necesita.
- RUC o cédula, y los datos para facturar.
- Del servicio: fechas, fotos y videos del trabajo, el nombre y la firma de quien recibe el servicio, cotizaciones, facturas y pagos.
Fotos y videos del trabajo (también los tomados con dron): son de la fachada y del área limpiada. No buscamos fotografiar personas; si alguien sale por casualidad, no se usa para identificarle.
Qué datos son necesarios: su nombre y una forma de contactarle (teléfono, WhatsApp o correo) son necesarios para cotizar, y el RUC o la cédula y los datos de facturación, para facturar. Sin ellos no podemos darle el servicio. Lo demás es opcional.
Los usamos solo para esto, cada uso con su base legal:
- Cotizar y dar el servicio: preparar y enviarle la cotización, agendar el trabajo, hacerlo y enviarle el reporte con las fotos. Base legal: el contrato (o los pasos previos a contratar que usted nos pidió).
- Facturar y cobrar: emitir la factura, registrar los pagos, recordarle lo pendiente y llevar la contabilidad. Base legal: nuestras obligaciones legales (fiscales y contables) y el contrato.
- Seguimiento comercial a quien pidió una cotización: llamarle o escribirle sobre lo que nos pidió y sobre su cotización, y ofrecerle de nuevo el mantenimiento cuando corresponda. Base legal: nuestro interés legítimo en atender a quien nos contactó. Usted puede oponerse en cualquier momento y dejamos de contactarle.
- Mensajes de promoción (ofertas y novedades de FlyClean, S.A.): solo si usted lo aceptó, por ejemplo con la casilla del formulario de solicitud. Base legal: su consentimiento. Puede retirarlo cuando quiera, escribiéndonos a operaciones@flycleanpa.com o respondiendo al mensaje, y dejamos de enviarle promociones. Retirarlo no cambia en nada la atención de su solicitud ni de su servicio.
No vendemos ni alquilamos sus datos, ni los usamos para publicidad de otras empresas.
3. De dónde obtenemos sus datos
- Los que usted nos da: en el formulario de solicitud, por WhatsApp, por correo o en una llamada.
- Los formularios de nuestros anuncios en Instagram y Facebook, cuando usted los llena.
- Referidos: otros clientes que nos recomiendan y nos pasan su contacto.
- La prospección de nuestros vendedores: datos de contacto de administradores de edificios, para ofrecerles nuestros servicios. Si sus datos nos llegaron así, puede oponerse en cualquier momento y dejamos de contactarle.
4. Datos de nuestro equipo de trabajo
De las personas que trabajan con FlyClean, S.A., el sistema guarda los datos de su trabajo:
- Horas: cuándo se empezó y se terminó cada trabajo, y cuándo alguien se unió o se retiró. Sirven para llevar las horas, la planilla y la rentabilidad de cada trabajo.
- Fotos y firmas: las fotos del trabajo que suben (antes y después) y la firma de quien recibe el servicio. Sirven para el reporte al cliente y como constancia del trabajo hecho.
- Ubicación al marcar la llegada y la salida: solo en el momento de marcar la llegada o la salida de un trabajo, el sistema guarda la hora y la ubicación del celular. No sigue a nadie durante el día ni fuera del horario de trabajo. Sirve para saber a qué hora se llegó y se salió de cada edificio y avisar si alguien llega tarde o no marca su salida. El celular pide permiso antes de dar la ubicación; si la persona no lo da, la llegada y la salida se marcan igual, sin ubicación.
- También: gastos con su recibo, documentos de trabajo (licencias y certificados) y los datos de planilla.
Quién los ve: cada persona ve lo suyo. La gerencia de FlyClean, S.A. ve las horas, las fotos y la ubicación de llegada y salida; la ubicación, solo la gerencia. Quien tenga un acceso que le dé la gerencia ve lo de ese acceso (por ejemplo, el calendario o los gastos). Los compañeros del mismo trabajo ven sus fotos y su checklist, y el cliente recibe el reporte con las fotos y la firma. Los salarios solo los ve la gerencia y quien tenga ese permiso expreso. Base legal: la relación de trabajo y las obligaciones laborales de FlyClean, S.A..
La primera vez que alguien del equipo entra al sistema (y cada vez que este aviso cambia), le sale un aviso con estos datos y lo acepta; queda guardado quién lo aceptó, cuándo y qué versión.
5. WhatsApp
Si usted nos escribe o le escribimos por WhatsApp, las conversaciones con FlyClean, S.A. quedan guardadas en nuestro sistema, junto a su ficha de cliente, para atenderle mejor: que cualquier persona de nuestro equipo que le atienda sepa lo que ya se habló. Solo las ve nuestro equipo con acceso a clientes.
6. Con quién los compartimos y dónde se guardan
Para que el sistema funcione usamos proveedores que tratan los datos solo por encargo de FlyClean, S.A., para lo que les pedimos y con medidas de seguridad. No pueden usarlos para nada propio. Varios están fuera de Panamá:
- Supabase (base de datos y archivos) y Vercel (el sistema web), en Estados Unidos.
- Resend, para enviar los correos (cotizaciones, reportes, facturas y recordatorios).
- Meta, para los mensajes de WhatsApp.
- Google, solo para que nuestro equipo pueda entrar al sistema con su cuenta de Google.
- Tavnit, para leer los recibos de los gastos de nuestro equipo. Tavnit también desarrolla y mantiene el sistema; cuando entra a dar soporte, queda registrado.
- Si corresponde, el proveedor autorizado de facturación electrónica.
Además, entregamos datos a una autoridad solo cuando la ley lo exige.
7. Sus derechos
Usted puede pedirnos en cualquier momento:
- Acceso: saber qué datos suyos tenemos y para qué los usamos. Le respondemos en un máximo de 10 días hábiles.
- Rectificación: corregir un dato que esté mal o incompleto. En un máximo de 5 días hábiles.
- Cancelación: que quitemos sus datos cuando ya no hagan falta. En un máximo de 5 días hábiles. Lo que la ley nos obliga a guardar (por ejemplo, las facturas) se guarda bloqueado solo para eso.
- Oposición: que dejemos de usar sus datos para algo, como el seguimiento comercial. En un máximo de 5 días hábiles.
- Portabilidad: una copia de sus datos en un archivo que pueda llevar a otro lugar. En un máximo de 10 días hábiles.
Cómo pedirlo: escríbanos a operaciones@flycleanpa.com con su nombre, la empresa o el edificio, y lo que necesita. Para proteger sus datos, podemos pedirle que confirme que es usted. Es gratis. Si no queda conforme con la respuesta, puede presentar una queja ante la Autoridad Nacional de Transparencia y Acceso a la Información (ANTAI).
8. Cuánto tiempo guardamos los datos
- Clientes: mientras sea cliente. Después, las facturas, los pagos y lo contable, el tiempo que exige la ley (5 años como mínimo); lo demás se puede anonimizar a su pedido.
- Quien pidió una cotización y no contrató: hasta 2 años desde el último contacto. Después se anonimizan o se eliminan.
- Consentimiento para promociones: hasta que usted lo retire.
- Nuestro equipo (horas, ubicación de llegada y salida, planilla y documentos): mientras dure la relación de trabajo y después el tiempo que exigen las leyes laborales y de seguridad social; luego se anonimizan.
- Copias de seguridad: la copia diaria de la base de datos se guarda 30 días y después se borra sola (siempre quedan las 7 últimas). La copia de los archivos (fotos y documentos) acompaña al archivo: cuando el archivo se borra, su copia se borra sola a los 30 días. Si anonimizamos sus datos a su pedido, sus documentos y firmas se borran enseguida, también de la copia.
No tomamos decisiones automáticas sobre las personas: ninguna decisión que le afecte la toma solo el sistema; siempre la toma una persona de nuestro equipo.
9. Cómo protegemos sus datos
- Cada persona del equipo entra con su propia cuenta y solo ve lo que necesita para su trabajo (permisos por rol, que revisa la misma base de datos).
- Una bitácora guarda quién cambió información y cuándo, y quién vio los datos más delicados, como los salarios; nadie la puede cambiar ni borrar.
- Copias de seguridad diarias y cifradas de la base de datos y de los archivos, en una carpeta privada.
- Contraseñas de al menos 10 caracteres con letras y números, verificación en dos pasos disponible para el equipo y cierre de la sesión por inactividad en las cuentas de gerencia y de ventas.
- Conexión segura (HTTPS) y freno a los intentos repetidos de entrar.
10. Cookies
El sistema solo usa las cookies necesarias para que nuestro equipo pueda entrar y para recordar sus preferencias. No usamos cookies de publicidad ni de seguimiento.
11. Cambios a esta política
Si cambiamos esta política, publicamos aquí la nueva versión con su fecha. La versión vigente es siempre la publicada en esta página.
